Os 5"s: sensos

A gestão da Qualidade é primordial para o estabelecimento e sobrevivência de uma instituição e para viabilizar o controle de atividades, informações e documentos.
Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas para implantar o Sistema da Qualidade Total numa empresa ou instituição é o Programa 5S. Este é o ponto de partida e um requisito básico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vários benefícios ao setor.
A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina são essenciais para a produtividade. Porém, este programa implantado sozinho, somente ele, não assegura o Sistema da Qualidade eficiente. É necessário haver melhorias contínuas, treinamentos e conscientização do pessoal quanto à filosofia da qualidade.
O método surgiu no Japão por volta dos anos 50, após a Segunda Guerra Mundial, concebido por Kaoru Ishikawa como forma de colocar em ordem a confusão que foi causada no país após a derrota para as forças armadas, quando o mesmo vivia a chamada Crise de Competitividade.
O método buscava melhorar a qualidade de vida dos funcionários transformando o ambiente da empresa e as atitudes das pessoas, visando aumentar a produtividade diminuindo desperdícios e reduzindo custos.
O "Programa 5S" propõe cinco iniciativas, cinco ações que visam transformar o ambiente de trabalho. Ao fazer isso, entretanto, transforma também à atitude das pessoas com relação a esse ambiente, aos seus colegas e a si mesmas.
O Programa 5 s tem aplicabilidade em diversos tipos de empresas e órgãos, inclusive em residências, pois traz benefícios a todos que convivem no local, melhora o ambiente, as condições de trabalho, saúde, higiene e traz eficiência e qualidade.
Tem como principais objetivos o bem estar dos funcionários, melhorias no ambiente de trabalho, lugar agradável para trabalhar, muito pouco acidente, aumento de espaço, redução de custo, melhor qualidade no serviço prestado dentro outros. O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos básicos e simples sobre a qualidade. Os conceitos são:

1º SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO OU DESCARTE

Organização, separar o útil do não útil destinando cada um, eliminando o desnecessário. Manter no local apenas aquilo que é necessário e adequado à execução das atividades e ao ambiente de trabalho: o que não serve para um setor pode servir e estar fazendo falta em um outro setor.
Aconselha-se classificar tudo por seqüência de uso, destinando cada item para o devido local onde deve ser armazenado. Deve-se levar em consideração a utilidade e se existe algo que não se utilize há muito tempo.
O que não for de serventia ao setor, aconselha-se colocar em um determinado local aquilo que será descartado e convidar as pessoas de outros setores para que escolham entre os itens disponíveis aqueles que lhes interessar.

Vantagens:

Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento, transporte e seguros.
Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção.
Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os danos a materiais ou produtos armazenados.
Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas.
Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço físico e maior facilidade de operação.
Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal. Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é.

2º SEITON – SENSO DA ARRUMAÇÃO OU ORDENAMENTO

O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualização seja facilitada. Todos os materiais (sejam quais forem) necessitam ser mantidos em ordem, para que possam ser encontrados de imediato e estejam prontos para uso sempre que necessários, deixando as coisas no lugar certo, para não se perder tempo e gastar energia desnecessária, procurando-as. Trata-se de ordenar as coisas necessárias de acordo com a facilidade de acesso, levando em conta a freqüência de utilização (maior uso mais próximo) e o tipo e peso do objeto.
Aconselha-se realizar a atividade em equipe para que não haja risco de não encontrar os objetos, lembrando aos membros que sempre depois de utilizar qualquer um dos itens, os mesmos devem ser guardados nos seus devidos lugares.

Vantagens:

· Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc.
· Menor necessidade de controles de estoque e produção.
· Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo.
· Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados.
· Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente.
· Melhor disposição dos móveis e equipamentos.
· Facilitação da limpeza do local de trabalho.

3º SEISO – SENSO DE LIMPEZA

Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira a aprendendo a não sujar. Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo e dos benefícios de ambientes com a máxima limpeza possível. Um ambiente limpo traduz qualidade e segurança.
Mais importante do que limpar a sujeira propriamente dita, é atuar no fato gerador da mesma. Deve-se destacar que manter o ambiente limpo é de responsabilidade de todos os envolvidos na organização.
Aconselha-se fazer uma faxina geral, limpando pisos, paredes, armários, mesas, arquivos, máquinas e equipamentos. Evitar sujar o local desnecessariamente, desenvolvendo hábitos de limpeza: lixo na lixeira, mesas limpas, máquinas cobertas. Limpar sempre os objetos antes de guarda-los.

Vantagens:

Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.
Incrementa a qualidade de vida na instituição.
Cria um ambiente de trabalho saudável e agradável.
Conscientiza sobre a necessidade de manter o local de trabalho limpo e arrumado: manter o local de trabalho limpo é tarefa de todos, não apenas do pessoal da limpeza.
Melhora a imagem do setor, da instituição e, por extensão, dos seus funcionários.

4º SEIKETSU – SENSO DA SAÚDE E HIGIENE OU ASSEIO

Objetiva manter um ambiente de trabalho sempre favorável à saúde e higiene, tornando o ambiente saudável e agradável para todos. Busca desenvolver a preocupação constante com a higiene em seu sentido mais amplo, tornando o lugar de trabalho saudável e adequada às atividades ali desenvolvidas. Trata-se de conservar a higiene física e mental.
Deve-se estar atento às condições ambientais de trabalho, tais como iluminação, ventilação, ergometria dos móveis entre outros, melhorando-as e adequando-as às necessidades. Promover o respeito mútuo, agindo com polidez e criando um ambiente propício ao relacionamento interpessoal. Adotar hábitos de cuidado com a saúde e higiene pessoal

Vantagens:

Melhor segurança e desempenho do pessoal.
Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente.
Melhor imagem da empresa internamente e externamente.
Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho.
Facilita as relações humanas.
Divulga positivamente a imagem do setor, da instituição e dos funcionários.

5º SHITSUKE – SENSO DA AUTODISCIPLINA

Objetiva fazer dos primeiros quatro sensos um habito, uma rotina, transformando o 5s´s num modo de vida. Visa uma melhora constante, desenvolvimento da força de vontade, a criatividade e o senso crítico.
Estimula o desenvolvimento da força de vontade, a criatividade e o senso crítico, melhorando constantemente, respeitando e cumprindo o estabelecido.
Deve-se usar muito da criatividade no trabalho, compartilhar visões e valores harmonizando as metas com todos os integrantes da empresa. Deve-se cumprir a rotina com dedicação e paciência. De tempos em tempos devem-se avaliar os avanços que o 5s causaram no ambiente organizacional.

Vantagens:

· Reduz a necessidade constante de controle.
· Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.
· Evitam perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc.
· Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.
· Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, pressões,
· Aumenta a possibilidade de obtenção de resultados de acordo com o planejado.
Implantando o sistema

1ª etapa: criar uma equipe de implantação com no mínimo 3 pessoas com voz de comando de diferentes setores da empresa e 1 pessoa da alta administração. Esta equipe deverá conduzir o processo orientando, esclarecendo duvidas e realizando acompanhamento durante todo o processo.

2ª etapa: a equipe de implantação deverá elaborar um cronograma ou plano de orientação, determinando as ferramentas que serão utilizadas durante o processo e dividir as atividades com suas respectivas responsabilidades estabelecendo prazos para o cumprimento das mesmas.

3ª etapa: registrar com fotos e registros a situação atual da empresa antes da implantação do programa, de todas as áreas da mesma, especialmente onde for percebido necessidades de melhoria. Depois disto a equipe de implantação deve reunir-se para discutiram as possíveis falhas e que ações deverão ser tomadas para solucionar as mesmas baseando-se nas fotos.

4ª etapa: a equipe deve realizar uma reunião com todo o pessoal da instituição, apresentando as analises feitas por eles até o presente momento, explicando a importância de se implantar o programa para a melhoria do trabalho. Deve-s e mostrar as vantagens e desvantagens do programa.

5ª etapa: depois de realizada a reunião e os funcionários informados o programa será efetivamente implantado. As responsabilidades são divididas de acordo com as áreas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em casa fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dúvidas, citar exemplos. A interação da equipe com o pessoal envolvido é importante, para que não fiquem dúvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte.

6ª etapa: de tempos em tempos a equipe de implantação deverá realizar visitas nas áreas de implantação do sistema para verificar o andamento das atividades, conferindo seus resultados. Devem ser apontados os pontos positivos bem como os negativos. Depois de realizar a visita, o ideal é que a equipe reúna-se novamente elaborando um relatório do andamento do projeto aplicado, destacando os benefícios gerados.

É essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes até o pessoal de apoio. Com o tempo cada integrante vai passar a diagnosticar a importância dos conceitos e de sua aplicação, tornando a metodologia um hábito de trabalho. Os funcionários novos que forem entrando na empresa também vão adaptar-se ao sistema considerando que o mesmo já esteja sido implantado.
O custo para a implantação do programa não é alto e os recursos podem ser locados do orçamento da empresa ou do setor. Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, fato que dependerá também do número de pessoas envolvidas no processo, do nível de compromisso da equipe, da estrutura física e da situação atual da empresa. Quanto mais rápido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar, menores serão tempo e gastos para implantar.